Protocolo de grupos de trabajo

> Horarios y tiempos
> Cuidado y limpieza del espacio
> Planificación de la actividad
> Desarrollo de la actividad
> Documentación
> Convivencia 

> Horarios y tiempos

Cuándo está abierto Medialab-Prado: el horario de apertura del centro es los lunes de 16 a 21 horas, de martes a viernes de 10 a 21 horas, los sábados de 11 a 21 horas y los domingos de 11 a 15 horas. Por respeto al personal del centro (mediación, gestión, seguridad y limpieza) es importante que seamos rigurosos con dichos horarios.

Tiempos de preparación y de desmontaje: cuando vayáis a realizar una actividad, tened en cuenta estos tiempos para su desarrollo, ya que deben estar dentro del horario de apertura del centro. Por ejemplo, si una actividad está programada a primera hora de la mañana, contad con el tiempo que necesitáis para montarla ya que no podréis acceder al centro antes del horario de apertura. Y recordad también que debéis terminar vuestra actividad al menos 15 minutos antes del cierre.

> Cuidado y limpieza del espacio

Mantenimiento de instalaciones, mobiliario y equipos: al grupo se le presupone el buen uso del material así como el mantenimiento de las instalaciones y equipos aportados por el centro. Por lo tanto, os comprometéis a su devolución en perfectas condiciones de uso y a ayudar en su montaje, desmontaje y almacenamiento. En caso de pérdida de materiales (teclados, ratones, portátiles…) el grupo deberá reponerlos, y en caso de daños, deberéis abonar la reparación que suponga.

No ensuciar, mejor que limpiar: el grupo se compromete a ensuciar lo menos posible y a dejar el espacio en las mejores condiciones: sillas apiladas, material recogido y dispuesto en la entrada del almacén, suelo y mesas limpios, etc.). En caso de llevar comida y/o bebida para los asistentes a la actividad o sesión de trabajo, no debe quedar nada en el momento de abandonar la sala. Tenéis a vuestra disposición material de limpieza (consultar a mediación o a seguridad) para dejar el espacio de trabajo en el mismo estado y condiciones en el que lo recibís.

> Planificación de la actividad

Asignar un portavoz: el grupo debe tener un interlocutor (puede ser un rol rotativo) para comunicarse con el equipo de mediación y para transmitir las informaciones entre sí. Esa persona también tendrá la función de comunicar la metodología de trabajo de Medialab y las normas que se transmiten en estas páginas. Es importante que el interlocutor no se cargue con todas las tareas sino que fomente la gestión comunitaria de, por ejemplo, el espacio y el material.

Información del grupo de trabajo: los grupos se comprometen a rellenar una ficha con información general antes de dar comienzo su actividad anual. Tened en cuenta que lo que se ponga en esta ficha servirá para la creación del artículo en la web de Medialab y que se difundirá a través de nuestras listas y redes sociales.

El contacto con mediadores: una vez que vayáis a desarrollar una actividad puntual o una sesión periódica en el centro, es importante que contactéis con el mediador de referencia que os habrá sido asignado. Tened en cuenta que los mediadores no tienen turno todos los días, así que deberéis escribirles con margen de tiempo para que tengan oportunidad de contestaros.

Brecha de género: hemos detectado que en la mayoría de nuestras actividades suele haber predominio de público masculino, tanto usuarios como ponentes. Es importante que fomentéis la participación de mujeres en vuestros grupos y en vuestros paneles para reducir la desigualdad. Recomendamos los paneles cremallera, donde haya el mismo número de hombres y mujeres, y la asignación de los trabajos reproductivos (por ejemplo: preparar la sala, servir el agua, llevar el micro, dar la bienvenida...) sin distinción de género.

Comunicación y difusión de actividades: es imprescindible que enviéis los datos de la actividad para su difusión con al menos 2 semanas de antelación. Sin ellos no podremos dar de alta la actividad en nuestro calendario y boletín ni hacer la correcta difusión entre nuestra comunidad.

Aforos de los espacios: es importante que seáis capaces de prever (en la medida de lo posible) el aforo de vuestra actividad. No olvidéis contaros a vosotros mismos a la hora de calcular el aforo. En función de ese número se os asignará el espacio más adecuado. El aforo aproximado para una gestión idónea de los espacios es el siguiente (la disposición del mobiliario alteraría estas cifras): 

• ALAMEDA 0 (planta baja) 150 pax
• CANTINA (planta baja) 150 pax
• ALAMEDA 1 (planta 1) 150 pax
• SALA B (planta 1) 25 pax
• LAB (planta 1) 70 pax AUDITORIO (planta 2) 200 pax
• SALA C (planta 2) 35 pax SALA D (planta 2) 20 pax
• FABLAB (planta -1) 20 pax
• PATIO (planta baja) 100 pax

> Desarrollo de la actividad 

Qué es Medialab: si se incorporan personas nuevas a una actividad, debéis explicarles brevemente al inicio de la misma qué es Medialab y cómo funciona.

Fotos: para documentar las actividades, debéis realizar fotos durante el desarrollo de las mismas, informando previamente a los asistentes de los derechos y licencias de uso, haciendo especial mención al caso de los menores. Para los grupos de trabajo, sólo es necesario si son imágenes que aporten a la documentación del proceso (si las reuniones periódicas son siempre iguales, no hace falta hacer fotos en cada una de ellas).

Control de asistencia: si preveis que una actividad va a convocar a un número importante de personas, aparte de avisar a mediación antes de la actividad, deberéis designar a una o dos personas de vuestro grupo que se encarguen de esto (control del acceso y del número de personas que acceden).

Cambios en la programación: aunque siempre tienen prioridad las actividades de los grupos de trabajo, puede ocurrir que por necesidades de agenda puede haber cancelaciones o que se mueva de una sala a otra. En caso de que se os mueva de espacio, se os proporcionará otro (siempre que sea posible) lo más acorde con vuestras necesidades.

> Documentación

Textos, fotos y vídeos: uno de los objetivos de Medialab Prado es documentar todas las actividades que pasan por el centro. Queremos involucrar a los grupos de trabajo en esta tarea. En este sentido, es importante que recojáis ya sea con foto, vídeo o texto la evolución de los grupos. Esto nos permitirá socializar el proceso de cada grupo y responder a la premisa de transparencia que conlleva un espacio público.

> Convivencia

Cuidado con los ruidos: como Medialab es un espacio diáfano y con una acústica especial, y muchas veces se desarrollan actividades de forma simultánea, es importante que se cuide el volumen para facilitar el funcionamiento de otros grupos.

Respetar las horas de reserva: si tenéis programada una actividad o una reunión para la que se ha reservado un espacio del centro y os surge algún imprevisto que implique cambios en la actividad (horarios, necesidades técnicas, etc.), comunicadlo por favor a vuestro mediador de referencia poniendo en copia a mediacion@medialab-prado.es.

Compromiso con los de dentro y con los de fuera: cuando hay cambios de última hora es fundamental que uséis los mecanismos de comunicación interna que hayáis creado en el grupo para informar a todos los componentes del grupo. Pero tened en cuenta que como esa actividad estará también anunciada en la web de Medialab, cualquier persona puede acudir a la reunión.

Conoce Medialab: el centro funciona gracias a un equipo de seguridad y limpieza con funciones muy específicas, pero ello no implica que la seguridad y la limpieza no sean también una responsabilidad común. El patio también es el edificio: como en todo centro público, está prohibido fumar en cualquier espacio interior y exterior del centro (incluido el patio).